Phòng ngừa vi phạm hợp đồng: 9 điểm thực tiễn cần lưu ý trong hợp đồng mua bán quốc tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản

Chúng tôi Luật sư điều hành
Luật sư tại Việt Nam
Hòa giải viên/trung gian hòa giải, Quản tài viên phá sản, Kiểm soát viên độc lập

Mục lục
01 - Các tranh chấp điển hình trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
02 - Tầm quan trọng của việc thẩm định tín nhiệm đối tác
03 - Xác định khung pháp lý áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
04 - Hình thức hợp đồng và việc sử dụng chữ ký điện tử
05 - Làm rõ các quy định về chất lượng
06 - Tuân thủ điều kiện thanh toán và quản lý ngoại hối
07 - Quản lý thuế, thủ tục hải quan và chứng từ nhập khẩu
08 - Ứng phó với các biện pháp phòng vệ thương mại và rủi ro chính sách
09 - Luật áp dụng và điều khoản giải quyết tranh chấp

Bài viết này trình bày một cách hệ thống các vấn đề thực tiễn trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa Nhật Bản và Việt Nam, bao quát từ các tranh chấp điển hình và biện pháp phòng ngừa, thẩm định tín nhiệm đối tác, hệ thống hóa Công ước CISG và luật áp dụng, thực tiễn về hình thức hợp đồng và chữ ký điện tử, điều khoản chất lượng (kiểm tra, tiêu chuẩn AQL, giám định của bên thứ ba, khuyết tật tiềm ẩn), thanh toán và quản lý ngoại hối (tỷ giá, thư tín dụng L/C, trả chậm), ứng phó về hải quan, C/O, thuế nhà thầu nước ngoài (FCT), điều khoản về biện pháp phòng vệ thương mại và thay đổi pháp luật, cho đến giải quyết tranh chấp (trọng tài). Chúng tôi có trụ sở tại Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh, đã hỗ trợ rất nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và Việt Nam trong việc soạn thảo, rà soát hợp đồng mua bán quốc tế, đàm phán, cho đến trọng tài và tố tụng. Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn tích lũy được, chúng tôi đề xuất các giải pháp cụ thể và thiết thực, từ việc thiết kế hợp đồng có giá trị chứng cứ cao, phân bổ rủi ro trên cơ sở xem xét chất lượng, hải quan, C/O, FCT, tuân thủ quy định quản lý ngoại hối và tối ưu hóa điều kiện thanh toán, cho đến giải quyết tranh chấp nhanh chóng thông qua điều khoản trọng tài.

Trong thời đại thương mại quốc tế ngày càng phát triển, các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (giao dịch mua bán giữa các thương nhân có trụ sở tại các quốc gia khác nhau) đang diễn ra sôi động hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không ít bên bán, bên mua chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của hợp đồng, mà chỉ dựa vào quan hệ tin cậy trong giao dịch, hoặc ưu tiên cắt giảm chi phí pháp lý cho việc soạn thảo, ký kết hợp đồng. Hệ quả là khi xảy ra vi phạm hợp đồng, nhiều trường hợp đã gặp phải rủi ro và thiệt hại nghiêm trọng trong quá trình xử lý và giải quyết tranh chấp.

Chúng tôi (công ty luật Việt Nam có trụ sở tại Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh) đã hỗ trợ soạn thảo, rà soát hàng trăm hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế đa dạng giữa Việt Nam và Nhật Bản. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng có nhiều kinh nghiệm đại diện, hỗ trợ đàm phán, trọng tài và tố tụng đối với các tranh chấp phát sinh liên quan đến các hợp đồng này.

Trong bài viết này, dựa trên kinh nghiệm thực tiễn phong phú của công ty, chúng tôi sẽ giải thích những điểm cần lưu ý trong thực tiễn khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa doanh nghiệp Nhật Bản và doanh nghiệp Việt Nam. Chúng tôi mong rằng góc nhìn thực tiễn này sẽ phần nào giúp ích cho quý vị trong việc giảm thiểu rủi ro khi giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam.

01 - Các tranh chấp điển hình trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Loại tranh chấp

Nội dung

Vi phạm nghĩa vụ giao hàng của bên bán

Trường hợp bên bán giao hàng không phù hợp với điều kiện hợp đồng, giao thiếu số lượng, chậm giao hàng, không kèm theo các chứng từ cần thiết, tức là vi phạm nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng.

Vi phạm nghĩa vụ bảo hành của bên bán

Trường hợp không thực hiện nghĩa vụ bảo hành hàng hóa sau khi đã giao hàng.

Chất lượng hàng hóa và khuyết tật tiềm ẩn

Trường hợp khuyết tật không được phát hiện trong thời gian kiểm tra nhận hàng nhưng phát sinh trong quá trình sử dụng, và bên bán từ chối bảo hành, giao hàng thay thế hoặc bồi thường thiệt hại.

Vi phạm nghĩa vụ thanh toán của bên mua

Trường hợp bên mua không thanh toán tiền hàng, thanh toán thiếu hoặc chậm thanh toán

Bất đồng về phạm vi bồi thường thiệt hại

Trường hợp dù đã thừa nhận vi phạm nghĩa vụ nhưng do hợp đồng không có quy định rõ ràng nên các bên không thể thống nhất về phạm vi, mức bồi thường thiệt hại hoặc phạt vi phạm.

Tranh chấp về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu

Trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, nhưng do hợp đồng không quy định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu nên không thể xác định bên nào phải chịu rủi ro.

02 - Tầm quan trọng của việc thẩm định tín nhiệm đối tác

Dù là bên bán hay bên mua, việc thẩm định tín nhiệm đối tác giao dịch đều vô cùng quan trọng. Để giảm thiểu rủi ro hợp đồng ở mức tối đa, công ty chúng tôi khuyến nghị nên chấm điểm (đánh giá) đối tác dựa trên các góc độ sau đây.

Xác nhận tư cách pháp lý: Xác nhận đối tác có tư cách pháp nhân và là chủ thể kinh doanh hợp pháp hay không.
Nắm bắt tình hình tài chính: Xác nhận năng lực vốn, khả năng sinh lời, tình trạng công nợ thông qua báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, v.v.
Xác nhận lịch sử vi phạm nghĩa vụ: Tìm hiểu từ các đối tác giao dịch trước đây hoặc những người liên quan trong ngành xem có trường hợp vi phạm hợp đồng, không thực hiện nghĩa vụ hay không.
Đánh giá năng lực và kinh nghiệm thực hiện công việc: Xác nhận khả năng đáp ứng đơn hàng, năng lực sản xuất, thành tích trong ngành để đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng.

Việc thực hiện thẩm định tín nhiệm như trên trước khi giao dịch sẽ giúp giảm đáng kể các rắc rối phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng và nâng cao mức độ an toàn của giao dịch.

03 - Xác định khung pháp lý áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Do Việt Nam và Nhật Bản đều là thành viên của Công ước Liên hợp quốc về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), nên về nguyên tắc, CISG sẽ áp dụng đối với hợp đồng mua bán hàng hóa giữa Việt Nam và Nhật Bản.
Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận trong điều khoản hợp đồng để loại trừ toàn bộ hoặc một phần việc áp dụng CISG. Do đó, khi ký kết hợp đồng, việc thỏa thuận rõ ràng về phạm vi áp dụng CISG là rất quan trọng.

Bên cạnh đó, ngoài CISG, pháp luật quốc nội tại nơi thực hiện hợp đồng cũng có ảnh hưởng đến hợp đồng. Do đó, cần xác nhận trước xem nội dung hợp đồng có vi phạm các quy định bắt buộc hoặc nguyên tắc cơ bản của quốc gia đối tác (quốc gia mà bên đối tác mang quốc tịch) hay không. Đặc biệt, việc kiểm tra xem các điều khoản hợp đồng có vi phạm luật thương mại, luật dân sự, luật bảo vệ người tiêu dùng... của quốc gia đối tác hay không sẽ giúp phòng tránh trực tiếp các tranh chấp trong tương lai.

04 - Hình thức hợp đồng và việc sử dụng chữ ký điện tử

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế không nhất thiết phải được lập bằng văn bản mà vẫn có thể được xác lập thông qua thỏa thuận bằng lời nói.
Tuy nhiên, khi xảy ra tranh chấp, các cam kết, thỏa thuận bằng lời nói rất dễ bị các bên phủ nhận và khó chứng minh bằng chứng cứ. Do đó, công ty chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ rằng hợp đồng nên được ký kết bằng văn bản.
Ngoài ra, pháp luật Việt Nam công nhận chữ ký điện tử là một phương thức ký kết hợp lệ. Nhờ đó, các bên có thể ký kết hợp đồng từ xa thông qua hệ thống hợp đồng điện tử mà không cần ký tay hoặc đóng dấu trực tiếp. Về hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử cũng như các lưu ý trong vận hành thực tế, xin vui lòng tham khảo thêm bài viết dưới đây.

Luật Giao dịch điện tử Việt Nam sửa đổi năm 2023: Hướng dẫn thực tiễn về hiệu lực pháp lý của hợp đồng PDF và chữ ký điện tử

Việc tận dụng hợp lý hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử cho phép đồng thời rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng, giảm chi phí và bảo đảm giá trị chứng cứ. Đặc biệt trong giao dịch quốc tế, điều này giúp giảm thiểu ảnh hưởng của khoảng cách địa lý và chênh lệch múi giờ, góp phần nâng cao hiệu quả thực tiễn hợp đồng.

05 - Làm rõ các quy định về chất lượng

Trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, tranh chấp liên quan đến chất lượng là lĩnh vực có tần suất phát sinh rất cao. Do đó, hợp đồng cần quy định chi tiết các nội dung sau đây, hoặc dẫn chiếu đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn rõ ràng.

Làm rõ việc xác định hàng hóa: Ghi cụ thể hàng hóa đối tượng, kiểu loại, số lượng, quy cách, cấp hạng... để loại trừ sự mơ hồ.
Thực hiện hiệu chuẩn, kiểm định chất lượng trước khi giao hàng: Nếu cần hiệu chuẩn (calibration) hoặc kiểm định chất lượng trước khi giao hàng, hợp đồng cần quy định rõ phương thức thực hiện, người chịu trách nhiệm và bên chịu chi phí.
Xác nhận trước các quy định nhập khẩu của Việt Nam: Đối với một số nhóm hàng hóa, trước khi lưu thông tại Việt Nam bắt buộc phải có chứng nhận hợp quy (dấu CR) hoặc đánh giá sự phù hợp. Cần xác nhận và thực hiện các thủ tục này trước để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch nhập khẩu.
Lấy chứng nhận chất lượng: Yêu cầu bên bán có nghĩa vụ cung cấp toàn bộ chứng nhận, báo cáo kiểm tra liên quan đến chất lượng hàng hóa.
Làm rõ phương pháp và tiêu chuẩn kiểm tra: Quy định rõ trong hợp đồng về kiểm tra trước khi giao hàng (Pre-shipment Inspection), kiểm tra tại cảng Việt Nam, tiêu chuẩn AQL..., đồng thời xác định rõ tiêu chuẩn tham chiếu (ASTM/ISO/EN...). Về tài liệu chứng cứ, cần nêu rõ chứng nhận phù hợp (COC) hoặc báo cáo giám định của bên thứ ba (SGS/BV/Intertek...).
Ứng phó với khuyết tật tiềm ẩn (Latent Defects): Quy định riêng về cách xử lý các khuyết tật không thể phát hiện bằng kiểm tra bên ngoài, và đặt thời hạn khiếu nại riêng biệt với thời hạn bảo hành. Ngoài ra, cũng cần quy định phương pháp lấy mẫu, trình tự giám định, cũng như bên chịu chi phí khi giám định lại (trong trường hợp kết quả giám định lần đầu và lần sau khác nhau).

Như vậy, việc làm rõ các quy định về chất lượng ngay từ giai đoạn hợp đồng là biện pháp phòng ngừa tranh chấp hiệu quả nhất. Đặc biệt khi doanh nghiệp Nhật Bản giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam, nên xem xét đồng thời cả tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn trong nước Việt Nam để xây dựng cơ chế kiểm tra thực tiễn phù hợp.

06 - Tuân thủ điều kiện thanh toán và quản lý ngoại hối

Trong giao dịch xuất nhập khẩu với doanh nghiệp Việt Nam, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý ngoại hối. Khi ký kết hợp đồng, cần làm rõ các nội dung sau đây.

Nghĩa vụ chuyển khoản qua ngân hàng: Theo quy định pháp luật Việt Nam, mọi khoản thanh toán liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu phải được thực hiện thông qua chuyển khoản qua ngân hàng được cấp phép tại Việt Nam (trừ một số ít trường hợp ngoại lệ). Thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán ngoài hệ thống ngân hàng có thể tiềm ẩn rủi ro vi phạm pháp luật quản lý ngoại hối.
Đồng tiền thanh toán và tỷ giá hối đoái: Hợp đồng có thể quy định thanh toán bằng ngoại tệ (USD, JPY...), nhưng khi thực hiện tại Việt Nam vẫn phải tuân thủ quy định quản lý ngoại hối. Khuyến nghị nên ghi rõ trong hợp đồng về tỷ giá quy đổi, ngày áp dụng tỷ giá và bên chịu phí ngân hàng.
Lưu ý về tài trợ thương mại, thư tín dụng (L/C) và giao dịch trả chậm: Kể từ tháng 7/2024, các quy định về vay nước ngoài liên quan đến thanh toán hợp đồng nhập khẩu và thư tín dụng (L/C) đã có thay đổi. Đối với việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu bằng khoản vay nước ngoài, việc mở và sử dụng L/C, cần xác nhận các quy định quản lý ngoại hối mới nhất và thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký, phê duyệt cần thiết.

Như vậy, việc bảo đảm tính hợp pháp của chuyển tiền quốc tế và sự phù hợp với quy định quản lý ngoại hối ngay từ giai đoạn hợp đồng sẽ giúp phòng ngừa trực tiếp các rắc rối về thanh toán và vi phạm pháp luật. Đặc biệt, khi doanh nghiệp Nhật Bản giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam, cần ưu tiên xem xét việc làm rõ kênh thanh toán qua ngân hàng và tuân thủ quy định quản lý ngoại tệ.

07 - Quản lý thuế, thủ tục hải quan và chứng từ nhập khẩu

Trong giao dịch nhập khẩu vào Việt Nam, việc thực hiện chính xác thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế và quản lý chứng từ là yếu tố không thể thiếu để tránh rủi ro về thuế nhập khẩu và ngăn ngừa chậm trễ thông quan. Khuyến nghị nên làm rõ các nội dung sau ngay từ giai đoạn hợp đồng.
Khai báo hải quan và khai báo trị giá hóa đơn
Theo quy định pháp luật hải quan Việt Nam, các chứng từ liên quan đến nhập khẩu như hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)... cần ghi nhận thống nhất về mặt hàng, quy cách, số lượng. Sự không thống nhất giữa các chứng từ có thể dẫn đến việc điều chỉnh số thuế phải nộp, chậm thông quan và rủi ro bị xử phạt.
Tuân thủ quy định về C/O và quy tắc xuất xứ
Việc xin cấp và xuất trình giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là điều kiện không thể thiếu để được hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA). Điều kiện cấp C/O và quy tắc xuất xứ được áp dụng nghiêm ngặt theo từng FTA và pháp luật trong nước Việt Nam, do đó cần xác nhận điều kiện trước và thực hiện việc xin cấp, quản lý một cách phù hợp.
Ứng phó với thuế nhà thầu nước ngoài (FCT)
Khi doanh nghiệp nước ngoài thực hiện hợp đồng tại Việt Nam, có thể phát sinh nghĩa vụ chịu **thuế nhà thầu nước ngoài (Foreign Contractor Tax, FCT)**. Trước khi ký kết hợp đồng, cần tham vấn chuyên gia thuế hoặc luật sư để làm rõ việc có phát sinh FCT hay không, mức thuế suất, người có nghĩa vụ nộp thuế (bên bán hay bên mua) cũng như thủ tục kê khai, nộp thuế.

Việc quy định rõ các nội dung liên quan đến thuế, hải quan, chứng từ nhập khẩu nêu trên trong hợp đồng và thực hiện triệt để trong thực tiễn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về thuế, tối ưu hóa chi phí nhập khẩu và tạo thuận lợi cho việc thông quan.

08 - Ứng phó với các biện pháp phòng vệ thương mại và rủi ro chính sách

Trong hợp đồng giao dịch quốc tế, việc thay đổi chính sách của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu cũng như các biện pháp phòng vệ thương mại có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện hợp đồng. Do đó, hợp đồng cần quy định rõ các điều khoản về rủi ro chính sách và ứng phó với biện pháp phòng vệ thương mại như dưới đây, nhằm chuẩn bị trước cho những bất định trong tương lai.

Nên cho phép áp dụng các biện pháp sau trong điều khoản hợp đồng:

Điều chỉnh giá hợp đồng
Gia hạn thời hạn giao hàng
Thay đổi điều kiện giao dịch
Chấm dứt hợp đồng mà không phải chịu phạt hoặc bồi thường thiệt hại

Qua đó, bảo đảm cơ chế để các bên hợp đồng có thể linh hoạt ứng phó ngay cả khi thay đổi pháp luật hoặc chính sách ảnh hưởng đến điều kiện giao dịch.

Ví dụ điều khoản hợp đồng

Điều X (Thay đổi pháp luật và biện pháp phòng vệ thương mại)
Kể từ sau ngày ký kết hợp đồng, nếu tại Việt Nam hoặc nước xuất khẩu có sự thay đổi về pháp luật, quy định, chính sách, thuế, phí, hoặc áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại (bao gồm nhưng không giới hạn ở thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, biện pháp tự vệ...), dẫn đến chi phí thực hiện hợp đồng này tăng thêm từ [X]% trở lên, hoặc thời hạn giao hàng bị chậm trễ từ [Y] ngày trở lên, thì các bên sẽ ngay lập tức tiến hành tham vấn để điều chỉnh giá, điều kiện và thời hạn thực hiện.
Nếu trong vòng [Z] ngày kể từ khi bắt đầu tham vấn mà các bên không đạt được thỏa thuận, thì bất kỳ bên nào cũng có quyền thông báo bằng văn bản để chấm dứt hợp đồng này mà không phải chịu phạt hoặc bồi thường thiệt hại. Tuy nhiên, các nghĩa vụ phát sinh trước ngày chấm dứt hợp đồng sẽ không được miễn trừ.

Việc thiết lập điều khoản như trên sẽ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro hợp đồng phát sinh từ thay đổi chính sách như áp dụng biện pháp chống bán phá giá, kích hoạt biện pháp tự vệ, điều chỉnh thuế suất xuất nhập khẩu.

09 - Luật áp dụng và điều khoản giải quyết tranh chấp

Trong hợp đồng mua bán quốc tế, luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp có thể được các bên tự do thỏa thuận. Luật áp dụng có thể lựa chọn pháp luật của nước bên bán, nước bên mua, hoặc pháp luật của nước thứ ba.

Về cơ quan giải quyết tranh chấp, các bên có thể lựa chọn tòa án hoặc trọng tài. Tuy nhiên, để bản án của tòa án nước ngoài được cưỡng chế thi hành tại Việt Nam, cần có điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc công nhận lẫn nhau. Do đó, trong trường hợp nơi thi hành bản án là Việt Nam, nên tránh lựa chọn tòa án nước ngoài làm cơ quan giải quyết tranh chấp.

Hơn nữa, xét đến tính chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn của tòa án đối với giao dịch quốc tế, việc lựa chọn trọng tài làm cơ quan giải quyết tranh chấp được khuyến nghị. Trọng tài có các ưu điểm như tính linh hoạt trong thủ tục, được xét xử bởi trọng tài viên có chuyên môn cao, và dễ dàng được công nhận, thi hành phán quyết trọng tài quốc tế (theo Công ước New York...).